为做好疫情防控背景下，今年迎新工作顺利进行，确保新生入学安全、高效、有序，7月9日上午，西南交通大学希望学院召开2020年迎新协调会。学院全体领导班子成员出席会议，迎新工作小组成员单位参会，会议由学院党委副书记、副院长王彦主持。
会上，王彦副书记在通报2020年学院暑假放假和新学期开学情况时表示，学院高度重视迎新工作，为进行合理部署，成立了2020年迎新工作领导小组，负责迎新工作的组织、领导和协调。领导小组下设12个工作组，结合今年疫情防控工作要求，工作组在往年基础上增设了疫情保障组，负责迎新期间疫情防控工作的统筹协调。他强调，今年的迎新工作，校园疫情防控要放在首位，对于新生入学报到时间，要严格按照学院规划，分层分批控制入校。他表示迎新准备等一系列工作，要细致、规范，以提高学生及家长的满意度为目标，最大限度地优化、简化报到流程。对于新生军训与入学教育工作，他表示要根据疫情情况制定应急预案，切实加强安全防范，妥善安排军训时间。对于迎新期间校园氛围的营造，他谈到党委宣传部要统筹组织，其他部门各司其职，使各区域宣传标牌做到规范统一、整洁有序，营造青春和大气的校园氛围。
学生处就本次迎新工作方案作了细致的汇报，包括新生入学及教育时间安排、迎新工作内容及流程、迎新工作总体目标及具体要求。因受疫情影响，全省高考及录取工作推迟。根据学院2020年招生计划，为避免迎新现场出现学生拥挤排队等不利于校园疫情防控的情况，学院调整了迎新现场办公点，将绿色通道设立在各院系部报到点。同时，入学教育工作将采取学院统一安排与各院系部自行安排相结合的方式，贯穿于整个学期的工作中。
党委书记陈尚云强调，迎新工作要始终保持疫情防控不放松，学院与各院系部要多防范、多留心、多提醒，保障学生的健康与安全。迎新是学院补充新鲜血液的时刻，工作人员要以饱满的精神面貌迎接新生的到来，他要求参与迎新的工作人员要进行统一、严格的培训，明确工作任务和工作流程，掌握接待方法。他表示2020级专升本学生数量较往年有所增多，又是本年度迎新工作中首批报道的学生，各单位工作要更加严谨细致。最后陈书记要求各单位要加强开学前及迎新期间的信息反馈。
院长陈叶梅表示，面对今年国内疫情防控复杂形势，全院各单位要统一思想、提高认识，坚持以学生为中心，将迎新工作作为学院提振形象、展示亮点的重大任务。学院要坚持疫情防控常态化，今年是学院建校以来报到学生人数最多的一年，要把疫情防控融入到迎新、入学教育等常规工作中。她强调，即将入校的2020级学生不仅要按照学院制定的分批次入学报到，还要在报到前14天进行健康登记打卡，健康情况良好的学生才能通过入校审核第一关。在迎新工作准备期间，各单位要主动交流沟通，做细做全各类方案，对于凸显出的问题要尽快解决。陈院长最后就迎新工作人员培训等事项作了具体要求。
学院副院长谭乾、院长助理张成分别就新生入学期间安全教育、入学需知调整、教师公寓改造等问题进行发言并对问题提出具体要求。
根据安排，今年新生报到分为9月5日、6日、12日、26日四个批次，9月4日前迎新现场工作全部准备到位并验收。